জিমেইল ফিল্টারিং জাদুতে বাচাবে আপনার মূল্যবান সময়কে

বর্তমান প্রজন্মে এসে আমরা মেইল ব্যবহার করিনা, এই ধরনের প্রতিষ্ঠান বা প্রযুক্তির সুবিধা গ্রহন করে থাকি এই টাইপের মানুষ খুব কমই আছেন। কারণ আমরা যখন প্রফেসনালি কোন কাজ করতে যায় বা নিজের ব্যক্তিগত তথ্য আদান-প্রদান করে থাকি তার সবথেকে বড় একটি মাধ্যম হচ্ছে এই জিমেইল। জিমেইলের মাধ্যমে অনায়াসেই আমরা অনেক ব্যক্তিগত ফাইল থেকে শুরু করে অডিও, ভিডিও ইত্যাদি প্রেরণ করে থাকি, আবার অনেকের মেইলে প্রতিদিন ১০০ থেকে ৫০০ মেইলও এসে থাকে। যা আমরা ইনবক্সে চেক করে থাকি অথবা স্প্যাম ফোল্ডারে।

আমাদের যখন প্রতিদিন অনেক গুলো মেইল ফেস করতে হয় তখন মেইল গুলো খুজে বের করতে অনেকটাই হিমসিম খেতে হয়। আবার ধরেন আপনি ৫ দিন আগে একটা মেইল পেয়েছিলেন, তবে ৫ দিন পরে আপনাকে যখন মেইলটি বের করতে বলা হবে তখন কিন্তু বের করা আপনার জন্যে কিছুটা কষ্টকর হয়ে পড়বে। তবে আমরা যদি চাই এই ধরণের কোন ঝোট ঝামেলা ছাড়াই অনায়াসেই মেইল গুলো বের করতে পারি খুব অল্প সময়ে এবং এই মেইল গুলকে আমরা নিজেদের পছন্দ মতো সিরিয়াল করে সাজিয়ে রাখতে পারি। এখন অনেকেই মনে করছেন এটা আবার কিভাবে সম্ভব?

আগে বলে নেয় যে সিরিয়ালি সাজানো বলতে আমি কি বুঝাতে চেয়েছি আপনাকে। উদাহরন স্বরূপ ধরুন আপনি কোন মেইল আসলে প্রথমেই কোথায় চেক করেন? আপনার উত্তর হবে কেনো ইনবক্সে খুজবো আবার কোথায়?

এখন আমার প্রশ্ন আপনার কাছে, প্রতিদিন যদি ৫০ থেকে ১০০ মেইল আপনার কাছে আসে তবে কিভাবে বের করবেন কাক্ষিত সেই মেসেজটি সময় অপচয় না করে? সময় যাতে অপচয় না হয় তার জন্যেই সিরিয়ালি মেইলের লেভেল করে রাখাটা বেশ কার্যকরী একটা পদ্ধতি। মেইলে লগইন করার পরে আমরা ইনবক্স, ড্রাফট, সেন্ড, স্প্যাম ইত্যাদি লেভেল দেখতে পায় তাইনা! 

এই লেভেলের  আকারে যদি আমাদের সমস্ত মেইল গুলো সাজিয়ে রাখতে পারি তাহলে কেমন হয়? ধরেন ফেসবুক থেকে মেইল আসলে সেটা ফেসবুক নামের লেভেল এ গিয়ে জমা হবে। আবার ধরেন ইউটিউব থেকে যেই মেইল গুলো আসবে সেগুলো ইউটিউব নামের লেভেলে যাবে। তাহলে আপনি অন্য কোথাও সময় অপচয় না করে সরাসরি সেই লেভেল ওপেন করলেই আপনার কাক্ষিত মেইলটি পেয়ে যাবেন অনায়াসেই।

চলুন তাহলে দেরি না করে এখন আমরা কিভাবে এই লেভেল তৈরী করা যায় সেটাই শিখে নিবো কিছু স্কিনশটের মাধ্যমে।

যেভাবে একটি জিমেইলের লেভেল তৈরী করতে হবেঃ

১। আমাদের লেভেল তৈরী করতে হলে প্রথমে যেই মেসেজ গুলো  আমরা লেভেলের ভিতরে নিবো সেটা ওপেন করতে হবে নিচের দেখানো ছবির মতো করে।

২। এরপরে আমাদের ক্লিক করতে হবে ফিল্টার মেসেজে ( Filter message like these ) এই অপশনে। নিচের দেখানো  স্কিনশটটি ফলো করুন।

৩। তারপরের ধাপটি হচ্ছে, আমাদের ফিল্টার মেসেজে ক্লিক দেবার পরে যেই উন্ডোটি পাবো আর যা করতে হবে তা আমরা স্কিনশটেই দেখে নিবো।

৪। এরপরে আমাদের যা করনীয় তা হচ্ছে যে, আমাদের মেইলটি কোন জায়গা থেকে এসে সংরক্ষন হবে তার নামটি চিনিয়ে দেয়া--

এখানে আমি লিংকেডিন থেকে মেসেজ গুলো ফিল্টার করতে চাইছি , তাই  ৩ নাম্বারে দেখানো লিখা থেকে আগে এবং পরে থাকা লিখা গুলো মুছে দিয়ে শুধু (linkedin) রাখলাম। যাতে করে এই নামে কোন মেইল আসলে যেন এই ফিল্টারে পাঠিয়ে দেয়।

৫। এখন আমাদের ফিল্টার নাম লিখা যখন শেষ হয়ে যাবে, নিচের দেখানো স্কিনশটের মতো করে (Create Filter) এই অপশনে ক্লিক করতে হবে।

৬। এরপরে আমাদের কাছে আরেকটি উন্ডো ওপেন হয়ে যাবে নিচের দেখানো স্কিনশটের মতো একই রকমের।

৭। ছয় নাম্বারে দেখানো ছবির মতো উন্ডো আসার পরের কাজটি হচ্ছে আমাদের যেই নামে লেভেলটা দেখাবে সেই লেভেল তৈরি করা (New Level) এ ক্লিক করে। নিচের ছবিতে দেখানো পদ্ধতিতেই করতে পারবেন।

এখানে আপনার লেভেলের নামটি লিখার পরে (Create) বাটনে প্রেস করলেই আপনার কাজ শেষ এখানে।

৮। লেভেল তৈরী করার পরে আরো একটি উন্ডো ওপেন হবে আপনার সামনে ঠিক নিছের ছবিতে যেমন টা দেখছেন।

এখান থেকে ছবিতে দেখানো অপশন গুলো সিলেক্ট করূন আপনার মেসেজ গুলো অই লেভেলে সংরক্ষনের জন্য। তারপরে (Create Filter) এখন আপনার কাজ শেষ এখানেই। তৈরি হয়ে গেল আপনার সেই মেসেজ ফিল্টারিং লেভেলটি। 

৯। এরপরে আপনি মেসেজের লিস্ট গুলো দেখতে পাবেন নিচের ছবিতে যেভাবে দেখা যাচ্ছে।

এই লেভেলের মাধ্যমে আপনার সমস্ত মেসেজ ফিল্টারিং করে শুধুমাত্র নিদির্ষ্ট ক্যাটেগরিতেই দেখাবে। এখানে আমি লিংকেডিনের মেসেজ গুলো ফিল্টারিং করেছি তাই লিংকেডিন থেকে যত প্রকার মেসেজ আসবে তার সবগুলোই এখানে এসে সংরক্ষন হবে। 

এই ফিল্টারিং এর মাধ্যেমে আপনি অনেক সহজেই সমস্ত মেইল গুলো খুজে বের করতে পারবেন খুব অল্প সময়ের ভেতরেই। 

আর এই পোস্টটি সম্পর্কে কোন মতামত থাকলে তা জানাতে পারেন আমাদের কমেন্ট বক্সে। এই পোস্টের মাধ্যমে আপনারা উপকৃত হলেই আমাদের স্বার্থকতা ।